Politique de confidentialité

A jour au 31 mai 2018

Version 2261 - 2018.05.31

 

La présente Politique de protection des données personnelles (ci-après la « Politique ») a pour objet de vous informer de manière claire et complète sur la manière dont Avocats associés ChristmannSchmitt S.A.S. (ci-après « ChristmannSchmitt »), en sa qualité de responsable du traitement, collecte, conserve et utilise les données à caractère personnel vous concernant et sur les moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation et exercer vos droits.

Cette Politique est susceptible d’évoluer en fonction du contexte légal et règlementaire, ainsi que des prises de position des autorités de contrôle en matière de protection des données.

1. Quel est le champ d’application de la présente Politique ?

La présente Politique s’applique à tous les traitements de données à caractère personnel réalisés par ChristmannSchmitt dans le cadre de ses relations avec ses clients actuels, passés ou potentiels, ses fournisseurs, les utilisateurs de son site internet, des candidats à une offre d’emploi.

Cette Politique s’applique également à tous les traitements de données à caractère personnel de personnes physiques impliquées directement ou indirectement dans un dossier ou une procédure judiciaire gérée par ChristmannSchmitt.

2. Qui est le responsable du traitement ?

Le responsable du traitement est :

Avocats associés ChristmannSchmitt S.A.S., société par actions simplifiée de droit luxembourgeois, établie et ayant son siège social à L-2143 Luxembourg, 45 rue Laurent Ménager, immatriculée au Registre de commerce et des sociétés de Luxembourg sous le numéro B 212.183, inscrite à la liste V du tableau de l’Ordre des avocats du barreau de Luxembourg.

Pour toute demande d’information concernant cette Politique et la protection de vos données personnelles, vous pouvez contacter ChristmannSchmitt aux coordonnées suivantes :

  • par voie électronique : dataprotection@christmannschmitt.eu
  • par voie postale :     Avocats associés ChristmannSchmitt S.A.S. , Service des Données personnelles45 rue Laurent Ménager, L-2143 Luxembourg
  • par téléphone : +352 24 61 00 00
  • par fax : +352 24 61 00 01

3. Quelles sont les Données personnelles que ChristmannSchmitt collecte ?

Le terme « données personnelles » renvoie à toute information relative à une personne physique. Il peut s’agir d’une personne qui pourrait être identifiée directement ou indirectement grâce notamment à son identité physique, physiologique, économique, culturelle ou sociale.

Les catégories particulières de données personnelles incluent des détails sur votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques ou votre appartenance syndicale, vos données génétiques ou biométriques, vos données concernant la santé, vos données concernant votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle et des informations sur vos condamnations et infractions criminelles (ci-après les « Données sensibles »).

Les données personnelles (ci-après les « Données personnelles ») que ChristmannSchmitt détient sur vous peuvent concerner les catégories suivantes :

  • données d’identification ;
  • vie professionnelle ;
  • vie personnelle ;
  • données de connexion et de localisation ;
  • données financières ;
  • Données sensibles.

Dans certaines circonstances et uniquement lorsque cela est nécessaire, ChristmannSchmitt recueille des Données sensibles vous concernant. C’est le cas notamment lorsque ChristmannSchmitt est tenu de le faire à des fins légales et règlementaires (par exemple, recueillir des informations sur vos condamnations et infractions criminelles lorsque cela est requis par les lois anti-blanchiment d'argent) ou pour vous fournir un service spécifique (par exemple connaître votre affiliation syndicale pour vous assister dans une affaire de droit du travail).

4. De quelle manière ChristmannSchmitt recueille vos Données personnelles ?

ChristmannSchmitt peut être amené à recueillir vos Données personnelles de différentes manières :

  • Données personnelles fournies à ChristmannSchmitt directement :

ChristmannSchmitt collecte des Données personnelles directement auprès de ses clients, prospects, partenaires commerciaux, bénéficiaires effectifs, prestataires de services, parties contractantes, candidats potentiels et intermédiaires dans le cadre notamment de ses activités, de rencontres professionnelles, de candidatures, de votre fréquentation de son site internet, etc.

  • Données personnelles obtenues de tiers

ChristmannSchmitt recueille et traite également des Données personnelles provenant de sources accessibles au public telles qu’Internet, les réseaux sociaux ou les registres commerciaux.

En outre, ChristmannSchmitt peut recevoir des Données personnelles de tiers dans le cadre des services qu’il fournit ou en rapport avec les exigences légales qui lui sont applicables.

ChristmannSchmitt ne collecte que les Données personnelles pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

5. Quelles sont les finalités des traitements de vos Données personnelles ?

Vos Données personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

Selon les cas, vos Données personnelles peuvent être utilisées par ChristmannSchmitt dans le but de :

  • fournir des services juridiques à sa clientèle ;
  • identifier ses clients, prospects, partenaires d’affaires, prestataires de services, contacts et, s’il s’agit de personnes morales, vérifier l’identité des personnes autorisées à les représenter ;
  • contacter ses clients, prospects, partenaires d’affaires, prestataires de services, contacts, etc. ;
  • vérifier s’il a un conflit d’intérêt dans le cadre de la représentation d’un client ;
  • respecter ses obligations légales en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, et notamment vérifier la source de tout financement ou fonds dans un dossier où il intervient ;
  • assurer la gestion administrative de son activité (facturation, comptabilité, recouvrement des sommes dues) ;
  • développer, exploiter, améliorer et gérer son site internet ;
  • envoyer à ses clients et prospects des informations thématiques, des newsletters et des invitations à des évènements ;
  • traiter les candidatures à un poste proposé par ChristmannSchmitt ;
  • interagir avec les autorités judiciaires, règlementaires ou de surveillance ;
  • assurer la constatation, l'exercice ou la défense de ses droits en justice ;
  • pour tout autre objectif imposé par la règlementation applicable.

Aucun traitement de vos Données personnelles ne pourra être entrepris sans une finalité spécifique. Si vos Données personnelles sont nécessaires à d’autres fins que celles initialement déterminées, elles ne pourront être utilisées que si cette nouvelle finalité est compatible avec la finalité initiale.

6. Quelles sont les bases juridiques de traitement de vos Données personnelles ?

ChristmannSchmitt traite vos Données personnelles uniquement lorsque la règlementation applicable le permet, c'est-à-dire lorsqu’il dispose d'une base légale légitimant ce traitement.

ChristmannSchmitt utilise vos Données personnelles dans les circonstances suivantes:

  • lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (par exemple : candidature, prise en charge d’un dossier, partage d’informations relatives à un dossier, etc.) ;
  • pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice des clients de ChristmannSchmitt (par exemple : le traitement de Données sensibles en droit de la santé) ;
  • pour le respect des obligations légales ou règlementaires auxquelles est soumis ChristmannSchmitt (par exemple : lutte contre le blanchiment d’argent) ;
  • lorsque les intérêts légitimes de ChristmannSchmitt (ou ceux d’un tiers) peuvent être de nature à justifier un traitement, sous réserve que vos droits fondamentaux ne prévalent pas sur ses intérêts. ChristmannSchmitt prend en considération et met en balance tout impact potentiel sur vous (positif et négatif) et vos droits avant de traiter vos Données personnelles pour ses intérêts légitimes. En cas de traitement de vos Données personnelles par ChristmannSchmitt sur base de ses intérêts légitimes (par exemple : diffusion d’informations juridiques à caractère général), vous avez un droit d’opposition à ce traitement (voir point 13.6 de la présente Politique) ; et
  • lorsque vous avez donné votre consentement explicite au traitement de vos Données personnelles (par exemple, pour l’envoi de newsletters ou d’informations à caractère général). vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (cf point 13.7 de la présente Politique).

7. Quelles sont les conséquences si vous ne fournissez pas les Données personnelles demandées ?

Lorsque ChristmannSchmitt a besoin de recueillir des Données personnelles pour conclure ou exécuter un contrat vous liant et que vous ne communiquez pas les Données personnelles requises, ChristmannSchmitt pourrait être amené à refuser de fournir ou de recevoir les services concernés.

Dans ce cas, ChristmannSchmitt vous en informera au moment de la collecte des Données personnelles.

8. Quels sont les destinataires de vos Données personnelles ?

Vos Données personnelles étant confidentielles, ChristmannSchmitt ne peut les communiquer qu’aux destinataires suivants :

  • les membres de ChristmannSchmitt dûment habilités ;
  • les prestataires de services de ChristmannSchmitt, aux fins de la bonne exécution des services juridiques fournis par ChristmannSchmitt à ses clients (par exemple : huissiers de justice, notaires) ;
  • les prestataires de services de ChristmannSchmitt, aux fins du bon fonctionnement des activités de ChristmannSchmitt (tiers prestataires de services administratifs, informatiques, de paiement, d’assurance, de traitement des données, de recouvrement de dettes, etc.) ;
  • toute personne ou entité à laquelle ChristmannSchmitt est tenu de communiquer vos Données personnelles sur base d’une obligation légale et/ou règlementaire ;
  • toute personne ou entité à laquelle ChristmannSchmitt est tenu de communiquer vos Données personnelles afin de protéger et de défendre ses droits ou ceux de ses clients ;
  • toute personne que vous avez habilitée à recevoir vos Données personnelles.

Hormis ce qui précède, vos Données personnelles ne seront pas partagées avec des tiers.

ChristmannSchmitt exige de toute personne ou entité à laquelle vos Données personnelles sont communiquées de respecter la confidentialité et la sécurité de vos Données personnelles et de les traiter conformément à la règlementation applicable. ChristmannSchmitt autorise uniquement les destinataires de vos Données personnelles à les traiter à des fins spécifiques et conformément à ses instructions, et en aucun cas pour leurs propres fins.

9. Vos Données personnelles peuvent-elles faire l’objet de transferts transfrontaliers ?

Les destinataires visés au point précédent peuvent se situer dans des pays autres que le Grand-duché de Luxembourg. Toutefois, vos Données personnelles ne seront en principe transférées qu’au sein de l’Espace Economique Européen ou d’autres pays reconnus par la Commission Européenne comme justifiant d’un niveau adéquat de protection des données personnelles.

En cas de recours à des prestataires situés en dehors de l’Espace Economique Européen, ChristmannSchmitt s’engage à vérifier que des mesures appropriées ont été mises en place afin de s’assurer que vos Données personnelles bénéficient d’un niveau de protection adéquat, notamment grâce à des clauses contractuelles types de la Commission européenne ou des Règles internes d’entreprise.

10. Où sont conservées vos Données personnelles ?

Vos Données personnelles sont conservées par ChristmannSchmitt à l’adresse de son siège social.

Les Données personnelles contenues dans les courriers électroniques que nous échangeons sont conservées en France par notre prestataire de services, la société OVH S.A.S.

11. Quelles sont les mesures de protection de vos Données personnelles mises en place ?

ChristmannSchmitt veille à protéger et sécuriser vos Données personnelles afin d’assurer leur confidentialité et empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés.

ChristmannSchmitt met en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer que les Données personnelles sont conservées de façon sécurisée et ce, pendant la durée nécessaire à l’exercice des finalités poursuivies conformément à la Règlementation applicable.

Lorsque la divulgation de vos Données personnelles à des tiers est nécessaire et autorisée, ChristmannSchmitt s’assure que ces tiers garantissent le même niveau de protection de vos Données que celui leur étant offert par ChristmannSchmitt. Il exige également des tiers des garanties contractuelles afin que notamment, vos Données soient exclusivement traitées pour des finalités que vous avez préalablement acceptées, avec le niveau de sécurité et de confidentialité requis.

En cas d’atteinte avérée à vos Données personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, ChristmannSchmitt s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est prévu par la règlementation applicable, à vous en informer, par une communication générale ou individuelle selon les cas.

12. Quelle est la durée de conservation de vos Données personnelles ?

ChristmannSchmitt conserve vos Données personnelles pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligation de conservation de certaines données et/ou d’anonymisation.

ChristmannSchmitt applique en particulier les durées de conservation suivantes pour ces quelques grandes catégories de Données personnelles :

  • données personnelles des clients / prospects / partenaires d’affaires : tant que la personne est active et, au plus tard, quinze ans après le dernier contact avec cette personne ;
  • données personnelles de connexion : un an après la dernière connexion ;
  • données personnelles des candidats : durée nécessaire au traitement de la candidature et, en cas d’issue négative, trois ans après le dernier contact.

13. Quels sont vos droits ?

Sous réserve des limites prévues par la Règlementation applicable, vous disposez à l’égard de vos Données personnelles des droits suivants :

13.1 Droit d’accès à vos Données personnelles

Le droit d’accès vous permet d’obtenir auprès de ChristmannSchmitt la confirmation que vos Données personnelles sont ou ne sont pas traitées, et, si elles le sont, des informations sur les conditions de ces traitements.

Vous avez également le droit de recevoir une copie de vos Données sous une forme électronique d’usage courant.

13.2 Droit de rectification de vos Données personnelles

Vous avez le droit d’obtenir de ChristmannSchmitt la rectification ou la mise à jour de vos Données personnelles, qui sont inexactes, erronées, incomplètes ou obsolètes.

13.3 Droit d’effacement de vos Données personnelles (« droit à l’oubli »)

Sous réserve des exceptions prévues par la Règlementation applicable (exemple : conservation nécessaire pour respecter une obligation légale, intérêt légitime de ChristmannSchmitt à conserver les Données), vous avez le droit de demander à ChristmannSchmitt l’effacement de vos Données personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

  • vos Données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées ;
  • vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos Données personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;
  • vous avez fait valoir votre droit d’opposition au traitement ;
  • vous considérez et pouvez établir que vos Données Personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
  • vos Données doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.

13.4 Droit à la limitation du traitement de vos Données personnelles

Vous avez le droit d’obtenir de ChristmannSchmitt la limitation du traitement de vos Données personnelles, dans les cas suivants :

  • lorsque vous contestez l’exactitude de vos Données personnelles, le traitement est limité pendant la durée nécessaire à la vérification de l’exactitude de vos Données et à leur rectification, le cas échéant ;
  • lorsque vous pouvez établir que le traitement de vos Données personnelles est illicite mais que vous vous opposez à l’effacement de vos Données personnelles et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
  • lorsque ChristmannSchmitt n’a plus besoin de vos Données personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
  • lorsque vous vous opposez au traitement de vos Données personnelles basé sur un intérêt légitime de ChristmannSchmitt, le traitement est limité pendant la durée nécessaire à la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par ChristmannSchmitt prévalent sur vos intérêts légitimes.

En cas de limitation du traitement, vos Données personnelles ne peuvent, à l’exception de leur conservation, être traitées qu’avec votre consentement, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’ordre public.

13.5 Droit à la portabilité de vos Données personnelles

Vous avez le droit de recevoir vos Données Personnelles dans un format couramment utilisé, structuré et lisible par machine, et vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement ou d’obtenir qu’elles soient directement transmises par ChristmannSchmitt à un autre responsable du traitement, à condition que :

  • le traitement de vos Données Personnelles soit fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat ;
  • le traitement soit effectué à l’aide de procédés automatisés.

13.6 Droit d’opposition au traitement de vos Données personnelles

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à ce que ChristmannSchmitt traite vos Données Personnelles aux fins de ses intérêts légitimes ou pour des finalités statistiques.

ChristmannSchmitt sera tenu de cesser tout traitement de vos Données Personnelles, sauf à démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos droits et libertés ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Vous avez également le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos Données Personnelles à des fins de prospection commerciale. ChristmannSchmitt cessera immédiatement tout traitement de vos Données Personnelles à de telles fins.

13.7 Droit de retrait de votre consentement au traitement de vos Données personnelles

Lorsque ChristmannSchmitt traite vos Données personnelles sur la base de votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment en faisant la demande aux coordonnées indiquées au point 2 de la présente Politique.

Le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

13.8 Droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si, malgré les efforts de ChristmannSchmitt pour préserver la confidentialité de vos Données personnelles, vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous bénéficiez de la faculté de déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, notamment dans l’Etat de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu où la violation aurait été commise.

Au Grand-duché de Luxembourg, l’autorité compétente est la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD) (Service des plaintes, 1, avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

14. Comment exercer vos droits ?

Pour toute question relative à la présente Politique ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez vous adresser à ChristmannSchmitt en envoyant un courrier accompagné d’une copie de votre pièce d’identité, aux coordonnées indiquées au point 2.

ChristmannSchmitt s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et, en tout état de cause, dans le délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes adressées à ChristmannSchmitt. Dans ce cas, vous serez informé dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande de cette prolongation et des motifs du report.

Si ChristmannSchmitt ne donne pas suite à votre demande, il vous informera des raisons et vous disposerez de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et/ou de former un recours devant les tribunaux compétents.